Analiza și planificarea de cash flow în Excel – la ce să fii atent

Vrei să ai o imagine completă a mișcărilor de bani din firma ta și să știi care sunt următoarele încasări și plăți la care te aștepți. Felicitări, ai făcut primul pas pentru un somn mai liniștit – problemele de cash flow împiedică 69% dintre antreprenori să doarmă noaptea.

Dacă ai ales Excel-ul pentru a te ajuta să faci managementul financiar, trebuie să iei în considerare faptul că actualizarea și planificarea unui plan de cash flow este uneori anevoioasă.

Care sunt principalele greșeli pe care le poți face atunci când îți ții cash flow-ul în Excel?

Greșești o singură cifră și ți-ai dat peste cap tot planul de cash flow

Atunci când îți faci planificarea financiară în Excel sau Spreadsheets, un “0” în plus sau o virgulă adăugată greșit îți poate strica toate calculele. Și există multe situații de acest tip. Mai precis, aproape 90% dintre fișierele Excel conțin erori conform acestui articol din Forbes.

Pentru că nu există niciun tool capabil să identifice și să te avertizeze cu privire la greșelile pe care le faci involuntar în rapoartele tale financiare, le poți rezolva doar prin verificare manuală. De câte ori trebuie să treci prin același fișier pentru a fi sigur că toate datele sunt introduse corect? Hmm, greu de spus. Și aceste companii au corectat și revizuit formulele și calculele din Excel, dar tot au rămas cu povești costisitoare.

Nu păstrezi imaginea actualizată la zi a cash flow-ului

Ai început să monitorizezi mai atent activitatea ta financiară: încasări, plăți, facturi de achitat și soldurile din bancă. Ai pus la punct toate datele în Excel și totul arată așa cum ți-ai dorit. Ai închis documentul și ai uitat complet de el. Sună cunoscut?

Pentru a putea avea o imagine corectă a mișcărilor de numerar din firmă, care să te ajute să iei decizii cu privire la viitor, ai nevoie de situația financiară la zi. Actualizează permanent cash flow-ul firmei tale pentru a ști pe ce bani te bazezi mâine și dacă poți achita tot ce este scadent în luna curentă.

Prea multe taburi și formule care nu seamănă deloc cu ce ai tu în bancă

Pe măsură ce va crește afacerea, va spori și complexitatea fișierelor tale pentru că vei avea nevoie să urmărești cât mai mulți indicatori. Fii atent la utilizarea prea multor taburi și formule deoarece poți face greșeli mici care să-ți afecteze planurile.

Dacă poți, încearcă să organizezi datele în cât mai puține locuri, folosește formule de calcul pe care să le stăpânești bine și verifică mereu ca datele să fie calculate corect și să reprezinte imaginea reală a afacerii tale.

Sau poți configura totul rapid în ThinkOut și te asiguri că ai ultimele tranzacții din bancă în platformă și că planifici următoarele plăți pe baza disponibilului tău real.

Vrei să detaliezi presupunerile făcute, dar încarci prea mult documentul

Dacă faci previziuni de cash flow și vrei să ții minte ipotezele pe care te-ai bazat sau doar vrei să faci o notiță unei tranzacții pentru a ține minte de ce este diferită de media lunară, ai nevoie să atașezi aceste informații undeva. Dacă sunt multiple persoane care lucrează cu tine pe același document, există șansa să se adauge prea multe detalii și să încărcați excesiv fișierul.

De fiecare dată când se modifică date de business și presupuneri, trebuie de asemenea transpuse în Excel pentru a avea imaginea actualizată a afacerii tale. Astfel ajungi ușor să nu mai știi concret de unde ai început și cum ai ajuns în situația curentă sau ce trebuie să faci în continuare pentru a-ți menține compania la suprafață.

Stabilește un model universal de lucru pe care să îl adopte toată echipa sau folosește ThinkOut pentru a avea toate informațiile organizate mai bine.

Ai invitat prea mulți colaboratori și nu mai știi care și ce modificări a făcut

Dacă lucrezi cu echipa pe același Excel, ai grijă ca toată lumea să respecte un model standard de adăugat și editat informații în document. Pentru a evita erorile poți eventual desemna o singură persoană care să opereze modificările pe baza inputului întregii echipe. Nu uita să verifici de 2 ori datele și formulele folosite și asigură-te că ai mereu situația la zi a tranzacțiilor tale.

Investești timp în introducerea de date, nu în interpretarea lor Partea mai puțin bună a menținerii unui cash flow în Excel, actualizat la zi sau la săptămână, este că îți va lua mult timp. Iar procesul de monitorizare a activității tale financiare nu ar trebui să mai fie despre introducere manuală de date, ci despre analiza acestora și luarea unor decizii informate de business pe baza lor.

Timpul este o resursă importantă mai ales pentru tine ca antreprenor. Dacă simți că actualizarea planului tău de cash flow ocupă prea mult din ziua ta, încearcă să angajezi pe cineva care să fie responsabil de acest aspect.

Alternativ, poți achiziționa ThinkOut, platforma de analiză și previziune de cash flow pentru antreprenori. Conectează-ți băncile, setează-ți structura proprie de categorii și revino în platformă doar când ai nevoie să vezi situația la zi a tuturor încasărilor și plăților firmei tale.