Tips & tricks de management financiar pentru HoReCa

Fie că ești managerul unui restaurant de 10 ani sau faci primii pași spre deschiderea noii tale pensiuni la munte, resursele financiare au probabil un rol extrem de important pentru tine. Nu lăsa managementul financiar doar în seama contabilului și încearcă să ai și tu situația ta operațională care să îți fie ușor de monitorizat pentru a-ți înțelege firma și a ști ce are nevoie pentru a crește.

Iată cum ai putea să începi:

Înțelege de unde vin banii și pe ce se duc

Vezi care este structura încasărilor și plăților tale lunare. Stabilește o listă de categorii cu care să asociezi fiecare tranzacție din extrasul tău bancar. Nivelul de precizie este stabilit de tine: poți alege să grupezi tranzacțiile în grupe cu denumire generală (e.g. salarii) sau să mergi în detaliu până la salariul fiecărui angajat sau plata fiecărui furnizor în parte.

Avantajul unei structuri amănunțite este faptul că poți monitoriza mai atent toate plățile făcute către furnizori în fiecare lună. Acest lucru îți va oferi mai mult control și detalii despre principalele tale costuri. Poți observa, de exemplu, că facturile tale la furnizorul de energie au crescut fără justificare sau că ai nevoie de un contract mai avantajos pentru chirie.

Dacă ai nevoie de o evidență clară a încasărilor și plăților aferente fiecărui punct de lucru pentru a determina gradul de profitabilitate, atunci alege să îți structurezi astfel planul. Vei avea nevoie aici să stabilești categorii separate atât pentru încasări, cât și pentru plăți. Sau poți folosi ThinkOut, care te ajută să etichetezi tranzacțiile per punct de lucru pentru a filtra mai apoi cash flow-ul separat pentru fiecare.

Încearcă să verifici cât mai des rapoartele de încasări și plăți

Dacă nu reușești zilnic, încearcă să faci asta măcar la 2-3 zile. Acest obicei te va ajuta să îți dai seama mai ușor cum fluctuează încasările și plățile tale, dar și care sunt factorii de influență. Mai mult, urmând acest principiu, vei ține sub atenție cheltuielile mici zilnice care par acum nesemnificative, dar care însumate reprezintă o categorie importantă la final de lună.

Monitorizarea rapoartelor de activitate financiară zilnică îți poate oferi idei noi de creștere sau schimbare a activității operaționale. De exemplu, dacă vezi că la restaurantul tău miercurea este destul de aglomerat, pentru 2 luni la rând, atunci poate n-ar fi rău să organizezi un mini-concert următoarea miercuri sau să aprovizionezi din timp barul cu băuturile preferate de clienții tăi. De asemenea, poți observa mai ușor care sunt cele mai populare meniuri pentru a ști ce fel de stocuri trebuie să achiziționezi și la ce să renunți.

Compară rezultatele tale de la o săptămână la alta sau la lună. Înțelege ce determină fluctuațiile tale financiare și anticipează viitorul afacerii.

Evită monitorizarea activității financiare din mai multe surse

Dacă deții o cafenea sau un restaurant, atunci probabil lucrezi destul de mult și cu cash. Cu siguranță folosești și un program de gestiune și unul de facturare și deja sunt mai mult de 3 locuri din care poți extrage câte ceva despre eficiența ta operațională.

Nu risca să te încurci în prea multe calcule și cifre. Agregă toate informațiile de care ai nevoie într-un singur loc sau bazează-te pe o singură surse de date. Conturile bancare reflectă situația ta financiară concretă, actualizată la zi, așa că de ce nu ai începe de aici? Asigură-te că depui la fiecare final de zi încasările cash la bancomat și verifică disponibilul tău rapid oricând ai nevoie.

Utilizează la maximum banii cash disponibili

Dacă este posibil, încearcă să întârzii plata facturilor de la furnizori cât de mult posibil, dar nu mai mult de termenul de plată stabilit în contract. În acest fel păstrezi disponibilul numerar pentru o perioadă mai mare la tine și îl poți folosi pentru diferite investiții sau cheltuieli mai urgente.

De asemenea, încearcă să aduci cât mai repede banii în firmă. Observă care este numărul mediu de zile necesar pentru încasarea unei facturi emise și vezi cum îl poți reduce. Câteva tactici folosite de companii sunt:

• Dacă ai clienți persoane juridice, îi poți verifica în prealabil;

• Trimite facturile corecte la timp pentru a se putea respecta scadența;

• Oferă mai multe modalități de plată pentru a permite clienților să îți transfere banii după cum preferă;

• Permite clienților să comunice ușor cu tine în cazul în care au nelămuriri sau nevoie de mai multe informații pentru a face plata;

• Trimite notificări pentru a reaminti clienților de plata facturilor care au depășit scadența;

• Poți începe un program de motivare a plății anticipate prin acordarea de reduceri.

Nu bloca bani în stocuri

Încearcă să înțelegi bine rotația stocurilor din firmă pentru a evita situația în care marfa expiră sau rămâne pe rafturi și blochează bani prețioși. Rotația stocurilor se referă la procesul prin care achiziționezi marfă, o prelucrezi și o vinzi mai apoi clientului tău.

De exemplu, dacă achiziționezi cantități mari de marfă, dar nu le convertești rapid în vânzări, înseamnă că blochezi bani în stocuri în loc să îi folosești pentru operațiunile zilnice ale firmei sau pentru investiții. Urmărește cu atenție rotațiile stocului, ia în considerare posibile sezonalități ale firmei tale și încearcă să planifici din timp.

Dacă există echilibru între produsele stocate și cererea clienților tăi, atunci banii se vor mișca în firmă, iar tu te vei putea baza pe cash flow pozitiv pentru activitatea de zi cu zi. Poți folosi indicatorii de activitate pentru a obține informații relevante: viteza de rotație a stocurilor, numărul de zile de stocare, ciclul de conversie a numerarului.

Dacă ai nevoie, citește în continuare despre cei mai importanți indicatori financiari pentru antreprenori în unul dintre ebook-urile noastre, 19 indicatori financiari importanți pentru tine și afacerea ta.

Vezi cât de influențată este activitatea ta de sezon

Pentru a-ți da seama de sezonalitatea afacerii tale vei avea nevoie de un istoric de cel puțin 1-2 ani. Urmărește graficul încasărilor și plăților din trecut și identifică cele mai bune luni, dar și perioadele cu activitate redusă. Probabil pentru majoritatea companiilor din HoReCa vara este perioada cea mai prosperă, dar mergi un pic mai în detaliu și vezi dacă poți identifica un pattern la nivel de lună.

Informațiile despre sezonalitatea afacerii tale reprezintă unul dintre punctele de pornire pentru planificarea financiară pe următoarele luni. Știi că începând cu luna octombrie încasezi mai puțin până în primăvară? Atunci pui cash deoparte din timpul verii. Observi că începutul anului este foarte productiv pentru tine? Atunci stabilești investițiile importante pentru perioada toamnei.

Estimează fluctuațiile de numerar pentru următoarele 3-6 luni

Cu toate că există situații neprevăzute care îți pot afecta business-ul, o estimare bazată pe date concrete a operațiunilor tale viitoare îți va oferi mai multă siguranță și încredere în deciziile pe care le iei zi de zi. De asemenea, o planificare atentă a următoarelor fluctuații de numerar te va ajuta să înțelegi mai bine care sunt investițiile de care ai nevoie și mai ales care este momentul ideal pentru acestea.

Cum să începi? Având în vedere că ai un istoric de plăți, structurat pe categorii, care se repetă cu o anumită frecvență, atunci acesta este punctul tău de plecare. Probabil chiria pe care o achiți acum lunar va avea variații foarte mici și pentru următorul an. La fel și cu plata furnizorilor de utilități sau a serviciilor de contabilitate de exemplu. Folosește plățile recurente pentru a crea structura operațiunilor tale financiare din viitor. După ce te asiguri că ai organizat toate cheltuielile fixe, continuă cu cele variabile. Aici pot intra costurile de promovare, salarii dacă lucrezi cu sezonieri sau furnizori de materie primă.

Continuă cu planificarea încasărilor cu siguranță ridicată. Include aici clienții către care ai emis deja facturi care nu sunt încasate sau cu care ai semnat deja un contract de prestări servicii. Care este profitul pe care te aștepți să îl realizezi momentan? Probabil nu este unul semnificativ având în vedere că în acest domeniu se lucrează mai puțin cu facturi emise cu termen de plată.

Nu te descuraja și folosește istoricul pentru a identifica valoarea vânzărilor aproximative pe fiecare lună. Cât de mult este influențat rezultatul net acum? Vezi care este imaginea aproximativă a viitorului afacerii tale și identifică perioadele cu potențiale probleme de cash flow.

În funcție de creșterea pe care o dorești, verifică ce costuri presupune o activitate operațională mai amplă. Vezi care sunt cheltuielile pentru un nou punct de lucru (chirie, mobilier, amenajare) și multiplică cu numărul de puncte de lucru pe care le planifici pentru următoarea perioadă. Ia în considerare că un nou punct de lucru presupune costuri de amenajare și de personal nou, dar poți negocia contracte mai avantajoase cu furnizorii tăi având în vedere că valoarea comenzilor tale va fi mai mare. Pune toate variabilele cap la cap și ia o decizie informată bazată pe date concrete.

Odată pus la punct planul tău de cash flow pentru următoarea perioadă, asigură-te că revii asupra lui și actualizezi mereu valorile curente. Astfel, îți va fi mai ușor să menții imaginea la zi a afacerii tale și să ai un suport decizional bazat pe date concrete. Acest obicei îți va menține afacerea sănătoasă, iar pe tine te va ajuta să dormi mai liniștit noaptea. Învață mereu din activitatea zilnică și modifică previziunile despre viitor acolo unde este cazul pentru a reflecta realitatea afacerii tale.

Pentru și mai multă siguranță, folosește scenariile de business. Poți începe cu cele două de bază, scenariul optimist (în care realizezi targetul de vânzări lunar și totul este roz) și cel mai rainy (în care apar noi restricții peste noapte sau crește prețul gazului). Observă cum este influențat business-ul tău de diferitele evenimente care se pot întâmpla și pregătește-te din timp pentru fiecare scenariu (planificare de investiții noi sau asigurarea unui buffer pentru lunile cu încasări reduse). În ceea ce privește orizontul de timp, alege o perioadă cu care să te simți tu confortabil, fie că este 3 luni, 6 sau un an.

Poți citi mai multe despre planificarea financiară în articolul nostru despre cum să faci previziuni financiare pentru afacerea ta.

Verifică-ți bugetul înainte de a face orice investiție majoră

Nu te lăsa ușor impresionat de soldul conturilor tale bancare și verifică înainte de a face o investiție importantă dacă îți permiți cu adevărat, fără să afectezi compania sau angajații pentru următoarele luni.

Folosește oricând un buget pentru a reprezenta diferite scenarii și a înțelege mai bine cum este influențată afacerea de diferite decizii.

Realizează un buget când vrei să știi de cât venit ai nevoie pentru a acoperi cheltuielile lunare următoare, când nu ești sigur dacă îți mai permiți un echipament sau înainte de a te implica într-un proiect nou. Majoritatea companiilor pun cap la cap un buget la final de an pentru anul următor, lucru pe care ai putea să-l faci și tu.

Dacă nu știi de unde să începi, citește în continuare despre cum să îți faci bugetul companiei.

Lasă tehnologia să te ajute

Managementul financiar nu trebuie să fie o bătaie de cap. Renunță la Excel și foi de calcul complicate și folosește ThinkOut, platforma de analiză și prognoză de cash flow pentru antreprenori.

• Salvează timp prețios prin intermediul conexiunii bancare sigure care permite importul automat al tranzacțiilor tale din toate conturile bancare deschise.

• Structurează planul de categorii potrivit afacerii tale și profită de organizarea automată a tranzacțiilor.

• Aplică etichete încasărilor și plăților în funcție de punctul de lucru pentru a monitoriza profitabilitatea fiecăruia.

• Verifică situația financiară consolidată a afacerii tale, indiferent de numărul de bănci, conturi bancare sau puncte de lucru deschise.

• Construiește bugete și previziuni financiare, iar ThinkOut te va ajuta să ții evidența clară a planului tău estimat vs. realizat.

Încearcă ThinkOut gratuit pentru primele 30 de zile și vezi cât de ușor este să ai control asupra finanțelor business-ului tău.