Tips & tricks de management financiar pentru firmele de IT

Știm, să fii antreprenor nu este întocmai ușor, iar faptul că managementul financiar este una dintre multele pălării pe care trebuie să le porți probabil adaugă și mai multă presiune.

Vrem să te ajutăm să fii mai sigur de deciziile financiare pe care le iei și să ai mai multă încredere în viitorul afacerii tale. Dacă ai nevoie de control asupra banilor pe care te bazezi, dar nu știi exact de unde să începi, am pus cap la cap câteva idei și bune practici pentru o administrare mai eficientă a finanțelor firmei tale.

De unde pornim?

Încearcă să înțelegi care este structura cheltuielilor tale lunare. Stabilește o listă de categorii cu care să asociezi fiecare plată din extrasul tău bancar. Nivelul de precizie este stabilit de tine: poți alege să grupezi tranzacțiile în grupe cu denumire generală (e.g. salarii) sau să mergi în detaliu până la salariul fiecărui angajat sau plata fiecărui furnizor în parte.

Avantajul unei structuri mai amănunțite este faptul că poți monitoriza mai atent toate plățile făcute către furnizori în fiecare lună. Acest lucru îți va oferi mai mult control și detalii despre principalele tale costuri. Poți observa, de exemplu, că facturile tale pentru serviciile de internet au crescut fără justificare sau că ai nevoie de un abonament mai avantajos pentru telefoanele din firmă.

Dacă ai nevoie de o evidență clară a încasărilor și plăților aferente fiecărui client sau proiect în parte pentru a determina gradul de profitabilitate, atunci alege să îți structurezi astfel planul. Vei avea nevoie aici să stabilești categorii separate atât pentru încasări, cât și pentru plăți. Sau poți folosi ThinkOut, care te ajută să etichetezi tranzacțiile per proiect sau client pentru a filtra mai apoi cash flow-ul separat pentru fiecare.

Monitorizează atent frecvența și perioada în care încasezi. Organizează-ți clienții separat, verifică termenii de plată agreați cu fiecare și vezi dacă încasările reflectă înțelegerea din contract. Calculează numărul mediu de zile de întârziere a plății unde este cazul și încearcă să îl reduci pe cât posibil pentru a-ți asigura nivelul de lichiditate. Poți face asta dacă trimiți facturile la timp, urmate de remindere periodice, dacă oferi reduceri pentru plata anticipată sau multiple metode de plată (e.g. OP, card bancar).

În funcție de contractele stabilite cu fiecare client în parte, verifică valoarea totală a proiectului în paralel cu ceea ce s-a achitat deja. Restul poate fi adăugat ca previziune de încasare cu o dată din viitor aproximată de tine și bazată pe istoricul de plată al clientului. Urmând acești pași vei avea mai mult control asupra viitorului afacerii tale și a deciziilor pe care trebuie să le iei pentru a evita crizele de cash flow.

Atenție la diferențele de curs valutar. Dacă lucrezi pentru clienți din afara României și încasezi și valută, atunci ai grijă la ce sumă convertești și la ce costuri. În ThinkOut poți vedea situația consolidată a disponibilului tău numerar, RON și valută, pentru a avea o imagine clară a tuturor conturilor și tranzacțiilor tale.

Vezi dacă fluctuațiile tale de numerar sunt influențate de sezonalitate. Pentru acest lucru ai nevoie de un istoric de cel puțin 1-2 ani. Urmărește graficul încasărilor și plăților din trecut și identifică cele mai bune luni, dar și perioadele cu activitate redusă. Poate pentru tine vara este o perioadă dificilă sau dimpotrivă, este momentul în care atragi cei mai mulți clienți.

Informațiile despre sezonalitatea afacerii tale reprezintă unul dintre punctele de pornire pentru planificarea financiară pe următoarele luni. Știi că începând cu luna decembrie încasezi mai puțin până în primăvară? Atunci pui cash deoparte din toamnă. Observi că începutul anului este foarte productiv pentru tine? Atunci stabilești investițiile importante pentru perioada verii.

Planifică și ai grijă de viitorul afacerii tale. Cu toate că există situații neprevăzute care îți pot afecta business-ul, o estimare bazată pe date concrete a operațiunilor tale viitoare îți va oferi mai multă siguranță și încredere în deciziile pe care le iei zi de zi. De asemenea, o planificare atentă a următoarelor fluctuații de numerar te va ajuta să înțelegi mai bine care sunt investițiile de care ai nevoie și mai ales care este momentul ideal pentru acestea.

Cum să începi? Având în vedere că ai un istoric de plăți, structurat pe categorii, care se repetă cu o anumită frecvență, atunci acesta este punctul tău de plecare. Probabil chiria pe care o achiți acum lunar va avea variații foarte mici și pentru următorul an. La fel și cu plata furnizorilor de utilități sau a serviciilor de contabilitate de exemplu. Folosește plățile recurente pentru a crea structura operațiunilor tale financiare din viitor. După ce te asiguri că ai organizat toate cheltuielile fixe, continuă cu cele variabile. Aici pot intra costurile de advertising, de hosting, servere și așa mai departe.

Continuă cu planificarea încasărilor cu siguranță ridicată. Include aici clienții către care ai emis deja facturi care nu sunt încasate sau cu care ai semnat deja un contract. Care este profitul pe care te aștepți să îl realizezi momentan? Dar dacă pierzi unul dintre clienți sau aceștia refuză să plătească? Vezi care este imaginea aproximativă a viitorului afacerii tale și identifică perioadele cu potențiale probleme de cash flow.

În funcție de creșterea pe care o dorești, verifică ce costuri presupune mărirea echipei tale. Vezi care sunt cheltuielile de angajare a unui coleg nou (costurile firmei de recrutare, laptop, birou, consumabile) și multiplică cu numărul de persoane de care ai nevoie. Ia în considerare că un junior developer va presupune costuri mai mici decât un arhitect, dar va avea nevoie de un mentor care să aloce timp pentru training și să renunțe la câteva ore de alocare pe proiect. Pune aceste informații cap la cap și ia o decizie informată, bazată pe date reale.

Pentru și mai multă siguranță, folosește scenariile de business. Poți începe cu cele două de bază, scenariul optimist (în care realizezi targetul de vânzări lunar și totul este roz) și cel mai rainy (în care pierzi un contract pe care te bazezi sau cresc taxele). Observă cum este influențat business-ul tău de diferitele evenimente care se pot întâmpla și pregătește-te din timp pentru fiecare scenariu (planificare de investiții noi sau asigurarea unui buffer pentru lunile cu încasări reduse). În ceea ce privește orizontul de timp, alege o perioadă cu care să te simți tu confortabil, fie că este 3 luni, 6 sau un an.

Poți citi mai multe despre planificarea financiară în articolul nostru despre cum să faci previziuni financiare pentru afacerea ta.

Odată pus la punct planul tău de cash flow pentru următoarea perioadă, asigură-te că revii asupra lui și actualizezi mereu valorile curente. Cu cât revizuiești și ajustezi mai des planul tău financiar, cu atât îți va fi mai ușor să menții imaginea la zi a afacerii tale și să ai un suport decizional bazat pe date concrete. Acest obicei îți va menține afacerea sănătoasă, iar pe tine te va ajuta să dormi mai liniștit noaptea. Învață mereu din activitatea zilnică și modifică previziunile despre viitor acolo unde este cazul pentru a reflecta realitatea afacerii tale.

Managementul financiar nu trebuie să fie o bătaie de cap. Renunță la Excel și foi de calcul complicate și folosește ThinkOut, platforma de analiză și prognoză de cash flow pentru antreprenori.

✓ Salvează timp prețios prin intermediul conexiunii bancare sigure care permite importul automat al extraselor tale de cont zilnice.

✓ Structurează planul de categorii potrivit afacerii tale și profită de organizarea automată a tranzacțiilor.

✓ Aplică etichete încasărilor și plăților în funcție de client sau proiect pentru a monitoriza profitabilitatea fiecăruia.

✓ Verifică situația financiară consolidată a afacerii tale, indiferent de numărul de bănci, conturi bancare sau valute utilizate.

✓ Construiește bugete și previziuni financiare, iar ThinkOut te va ajuta să ții evidența clară a planului tău estimat vs. realizat.

Încearcă ThinkOut gratuit pentru primele 30 de zile și vezi cât de ușor este să ai control asupra finanțelor business-ului tău.

Citește mai multe despre cum să folosești ThinkOut pentru managementul de cash flow.