Soluții pentru antreprenori mai relaxați

Am tot discutat despre importanța cash flow-lui în viața oricărui business. Este, însă, doar una din piesele de puzzle când vine vorba de „aventura” antreprenorială. A face o afacere să meargă și a o dezvolta presupune să navighezi prin domenii foarte diferite, de la management, la tehnic, financiar, marketing, chiar resurse umane. Un antreprenor are o misiune deloc ușoară, cu multe sarcini zilnice de care trebuie să se ocupe. Nici nu trebuie să ne mai mirăm atunci când citim despre fenomenul de burnout care e tot mai prezent în rândul antreprenorilor.

Vestea bună vine tot din zona tehnologiei. Sunt din ce în ce mai multe softuri și aplicații care automatizează o mare parte din ceea ce ar consuma, în mod obișnuit, ore prețioase din timpul unui manager. Multe sunt gratuite, ideale pentru un buget restrâns.

Iată o listă cu astfel de soluții care au și versiune gratuită; pe unele le folosim și noi, la ThinkOut, iar altele sunt recomandările altor colegi antreprenori. Am văzut cât de mult ușurează munca o astfel de aplicație, așa că vrem să îți fim și ție de ajutor. Important e să găsești soluția care se potrivește cel mai bine cu nevoile tale, astfel poți câștiga timp prețios, poți crește productivitatea și, cel mai important, poți reduce stresul.

Managementul proiectelor și a echipei

Trello – o platformă colaborativă pentru organizarea și delegarea diferitelor sarcini (indiferent de subiect), al căror progres poate fi ușor urmărit; permite atașarea de fișiere sau link-uri către Google Drive sau Dropbox, precum și mesaje și comentarii din partea echipei implicate. Este foarte potrivită pentru gestionarea activității curente (noi o folosim atât pentru sarcinile administrative, cât și în development), mai ales că poate fi accesată de pe diferite dispositive, de oriunde ai o conexiune la internet.

Asana – o altă platformă colaborativă, asemănătoare cu Trello, construită după principiile Gantt (are și opțiune de export pentru graficul Gantt); foarte potrivită pentru managementul proiectelor.

Google Drive – cunoscut de majoritatea și poate considerat banal, Google Drive este un instrument excelent pentru a stoca și face share de documente online. Simplu și practic, se folosește ușor, mai ales că probabil majoritatea membrilor echipei au deja un cont Google (sau măcar Gmail).

Dropbox – folosit tot pentru stocare și share de documente, asemănător cu Google Drive, cu diferența că aplicația trebuie descărcată și creat un folder dedicat pe calculator; la fiecare conectare la internet, ultimele fișiere adăugate în contul oline de Dropbox vor fi înregistrate și în folderul Dropbox de pe computer.

Soluțiile menționate funcționează foarte bine împreună deoarece permit întregii echipe să aibă acces la fișierele de care au nevoie oriunde și oricând, chiar și pentru o sarcină specifică, fără a mai pierde timpul căutând sau cerând colegilor.

Skype – deși folosit de obicei pentru a ține legătura cu familia sau prietenii aflați departe, Skype este tot mai folosit și în mediul business. În primul rând, dacă ai clienți internaționali puteți purta discuții via Skype și elimini, astfel, costurile convorbirilor sau chiar ale unor deplasări internaționale. În al doilea rând, ești condiționați doar de conexiunea la internet care, în ziua de azi, nu mai este o problemă. Poți gestiona foarte ușor membri ai echipei aflați în locații diferite vorbind direct și evitând neînțelegerile care apar de obicei din mesajele scrise. În plus, poți și să trimiți sau să faci share de documente, în timpul sau în afara convorbirilor. Astfel, printr-o metodă simplă se pot rezolva o mulțime de lucruri.

Vânzări și relația cu clienții

Pipedrive – este o soluție special concepută pentru procesul de vânzări. Se pot încărca liste de contacte, apoi planifica și monitoriza diferite sarcini: telefoane de dat, emailuri de trimis, negocieri de finalizat etc. Este de ajutor și pentru echipa de vânzări, și pentru managerul care are, astfel, o privire de ansamblu a conversiei potențialilor clienți.

MailChimp – este, probabil, platforma cea mai folosită când vine vorba de trimis newsletters. Se lucrează ușor cu ea, are numeroase template-uri pentru diferite scopuri și tutoriale care să vă ajute. O poți folosi pentru a ține clienții la curent cu noutăți, a le transmite urări pentru diferite sărbători sau a-i anunța despre promoții și oferte special. De fapt, poți folosi MailChimp cam pentru orice tip de mesaj te ajută să menții o relație bună cu clienții.

Comunicare

Cu toții știm că rețelele sociale sunt cele mai la îndemână canal pentru a ține legătura cu publicul companiei. În afară de faptul că nu totdeauna publicul vizat folosește Social Media, e bine de știut că există și alte variante la care poți apela nu doar pentru a vă face cunoscuți ca și companie, a lua pulsul pieței, ci și pentru a-ți lărgi cunoștințele despre ce se întâmplă în domeniul vostru.

Medium – este o platformă online cu conținut editorial de articole de calitate, scrise, majoritar, de specialiști în diverse domenii (economie, business, marketing, tehnologie, UI/UX Design, psihologie, sănătate), dar și de pasionați de ficțiune, literatură sau dezvoltare personală. Articolele sunt scrise fie ca relatări ale propriilor experiențe, fie ca studii de caz însoțite de opinii/analize. Așadar, poți găsi informații specifice și „la subiect” pentru ceea ce te interesează. De asemenea, este și o metodă bună de a te face cunoscut ca autoritate în domeniu și de a vorbi despre propria experiență antreprenorială/firmă/produs (ca alternativă pentru blogul de companie).

Quora – este un forum unde oricine (absolut oricine) poate adresa întrebări și răspunde fie anonim, fie sub numele real. Dacă îl vei „răsfoi” puțin, vei descoperi răspunsuri date de nume importante din diferite domenii (Barack și Michelle Obama, Mark Zuckerberg, Seth Godin, Tim Ferriss), bine argumentate, pe o varietate de subiecte. Avantajul Quora este că aduce împreună informații utile și opinii din partea oamenilor simpli (care vorbesc din experiență), experți în domeniu, persoane publice, chiar și politicieni. Este un mijloc foarte bun de a obține răspunsuri precise, dar și de a te poziționa ca „expert” pe un anumit domeniu prin răspunsurile oferite.

WordPress – este, probabil, cea mai utilizată platformă gratuită pentru a crea un blog sau chiar un website. Este ideală pentru startup-uri și companii aflate chiar la început, care nu au sufficient buget pentru a investi în realizarea unui site/blog avansat.

Pexels – este un website de unde poți descărca gratuit fotografii de calitate pentru a le folosi pe blog sau website, în newsletters sau pe social media.

HARO – este un website cu ajutorul căruia poți da de veste jurnaliștilor despre compania/produsul vostru, gratuit. Nu va fi la fel de eficient ca o campanie de PR în toată regula, dar cu siguranță costă mai puțin. Odată ce te-ai înscris și ai trimis primele mailuri, nu uita să verifici periodic Inbox-ul pentru mesaje de la jurnaliști care ar putea cere mai multe informații.

Management financiar

Pentru că vorbim de bani, aceste programe presupun, de obicei, plata unui abonament după o perioadă de testare gratuită. Este important să folosiți cât mai mult aplicația/platform în acea perioadă pentru a vedea dacă vă este cu adevărat de folos și merită investiția. Majoritatea oferă soluții fără de care, de multe ori, activitatea companiei ar avea de suferit (programele de facturare/gestiune, de exemplu).

Sunt numeroase opțiuni pentru programele de facturare și, fiind contra cost, nu vom aminti unul anume. Pentru a alege pe cel potrivit urmăriți să fie simplu de folosit, să automatizeze majoritatea funcțiilor pentru a câștiga timp (conversia valutară, de exemplu, calculul TVA), modelele de facturi să aibă aspect profesionist și, dacă vă oferă și rapoarte periodice, cu atât mai bine.

ThinkOut – am ajuns și la propria noastră soluție, pentru urmărirea și înțelegerea resurselor financiare ale companiei. Doar nu puteam să o omitem. Lăsând gluma la o parte și faptul că da, ne place să o lăudăm, trebuie să știi că este o combinație unică de soluții de urmărire a cash flow-ului (ce încasați versus ce plătiți), a profitului afacerii și a altor indicatori referitori la dinamica banilor companiei. Dacă folosești frecvent ThinkOut, vei avea mai mult control asupra cheltuielilor, încasărilor, vei înțelege mai bine dinamica banilor care intră și ies, ce merge și ce nu, ce se poate îmbunătăți în activitatea zilnică (relația cu clienții și furnizorii, structura costurilor, alocarea resurselor financiare etc.).