Mic ghid de management al cash flow-ului

Cash flow-ul înseamnă fluxul de numerar generat de venituri și cheltuieli; cu alte cuvinte, banii care intră și ies din firmă. Câtă vreme acest flux este bine gestionat, compania va avea tot timpul resurse de lichidități pentru plata datoriilor scadente.

Totuși, chiar și companiile profitabile pot avea probleme mari atunci când cash flow-ul nu este gestionat corect.

Ți s-a întâmplat vreodată să fii atât de stresat de lipsa lichidităților încât tot amânai să verifici contul bancar? Apoi, când în sfârșit îți făceai curaj, constatai că lucrurile sunt și mai gri decât te așteptai? Ai fi surprins să afli că nu e o situație tocmai neobișnuită. Vestea bună este că se poate evita foarte ușor, cu puțină disciplină în planificarea și urmărirea tranzacțiilor. Pare banal, dar cu toate astea nu sunt mulți cei care o fac, deși este absolut esențial pentru orice afacere.

Cum te familiarizezi cu cash flow-ul?

Întâi de toate, începe prin a-ți pune câteva întrebări: cât de important este pentru tine să ai un cash flow pozitiv? Ai obiceiul să îl verifici din când în când? Știi câți bani intră și ies în/din firmă lunar? Îndată ce ai răspunsurile la aceste întrebări, poți spune că planul de cash flow nu îți este străin. Nu este nimic complicat; este nevoie doar de puțină disciplină.

Sincronizarea este totul în cash flow

Trebuie să știi că momentul intrărilor și rezultatul financiar depind de ciclul operațional al companiei. Aceasta înseamnă că trebuie să fii foarte atent când planifici diferitele aspecte ale activității: achiziționarea sau vânzarea pe credit, procesul de colectare a datoriilor, costurile operaționale și, desigur, încasările efective din vânzări. Cu o astfel de planificare te poate ajuta ThinkOut; poți urmări diferențele între încasări și plățile către furnizori, poți planifica următoarele tranzacții, poți avea evidența sumelor de încasat sau totalul datoriilor pe un anumit interval, astfel încât să nu fii luat prin surprindere.

Sunt, desigur, manageri care consideră că problema fluxului de numerar (a încasărilor, în special) poate fi rezolvată prin extinderea activității: vânzări mai multe, profit mai mare. Sfatul nostru, însă, este să nu te ghidezi doar după creșterea profitului, ci să te bazezi mai degrabă pe cash flow. Deși din documentele contabile poate reieși un profit crescut, nu înseamnă că acei bani se vor regăsi în contul firmei atunci când ai nevoie de ei. Profitul este calculat la finele unei perioade pe baza facturilor emise până la acea dată.

Pune deoparte și monitorizează

Dacă ești hotărât să-ți crești afacerea, încearcă să nu alegi cea mai ușoară cale. Nu apela prea mult la credite (cel puțin nu mai mult decât este absolut necesar). Da, știm, creditele sunt unul din factorii care contribuie la creșterea economică, dar, dacă nu ești atent, pot deveni o sursă nesfârșită de cheltuieli pe care nu ți le permiți și ar fi putut fi evitate.

Cel mai bine este să ai o rezervă de cash la îndemână pentru orice eventualitate. Revenim din nou la disciplină. Economisirea nu este un obicei la îndemână, dar nici deosebit de dificil. Dacă planifici bine și sincronizezi veniturile și cheltuielile, vei putea construi o rezervă de cash într-un cont separat, pentru a putea face față cheltuielilor atunci când apar întârzieri la încasări sau în situații neprevăzute. Apelează la un credit pentru plata datoriilor doar în ultimă instanță.

Ideal ar fi să verifici zilnic situația cash flow-ului; dacă nu zilnic, măcar săptămânal sau cel puțin lunar. Cu cât o vei face mai des, cu atât îți va lua mai puțin timp să completezi datele din urmă. Este ca la antrenamentul fizic: dacă faci o pauză mai lungă, îți va fi mai greu decât dacă ai fi menținut un ritm constant.

Spune ”la revedere” surprizelor neplăcute

Ca administrator sau manager al unei companii, trebuie să fii tot timpul pregătit pentru situații mai mult sau mai puțin predictibile. Când vine vorba de probleme de cash flow, cel mai util este să verifici sursa acestora. De cele mai multe ori este vorba de o planificare insuficientă sau greșită, omiterea unor detalii (facturi de plătit) pe care le poți repera destul de ușor dacă ai un plan de cash flow (sau folosești ThinkOut). Oricare ar fi cauza, important este să înțelegi ce ai de făcut pe viitor pentru a evita un blocaj. Revenim la rezerva de cash de care vorbeam mai devreme și care poate fi soluția salvatoare în momente de criză. În orice caz, o bună planificare este ce ai nevoie pentru a evita surprizele neplăcute.

Îmbunătățește planul de cash flow cu ajutorul echipei

Când vorbim de intrările și ieșirile de numerar, vorbim, de fapt, de o proiecție a activității întregii companii. Nu este o chestiune care te privește doar pe tine ca proprietar sau manager, ci pe întreaga echipă. Fiecare membru al echipei este implicat în generarea de venituri, dar și în multe din costuri. De aceea este o idee bună să implici și o parte din angajați în monitorizarea cash flow-ului (poți face asta și cu ThinkOut, adăugând mai mulți utilizatori), pentru a crește gradul de conștientizare al impactului pe care îl au asupra mișcărilor de numerar. Vei fi surprins cât de mult se vor schimba în bine lucrurile în momentul în care echipa ta va fi mai conștientă de impactul concret pe care îl are asupra afacerii.

Implică-te și devin-o o sursă de inspirație

Câtă vreme lucrurile rămân la un nivel teoretic, e o șansă mare ca membrii echipei tale să nu înțeleagă exact ce rol au ei în generarea unui cash flow pozitiv. De aceea încearcă, pe cât posibil, să aduci totul cât mai aproape de concret. Întreabă-ți colegii: ”Ce s-ar întâmpla dacă…?” ”Cum am putea să…?” ”Ce-ar fi să facem…?” Totul la persoana întâi plural. Secretul motivării este acel ”noi” subînțeles, care spune că sunteți o echipă, faceți lucrurile împreună și tot împreună aduceți schimbări în bine în companie. Cu cât implicarea este mai directă și scopul devine al tuturor, cu atât mai inspirați vă veți simți cu toții pentru a vă continua drumul.

Când apar provocări noi, urmează aceeași rețetă

Orice situație neprevăzută va apărea (și se va întâmpla cu siguranță), întoarce-te mereu la aceste principii de bază. Succesul vine ca urmare a noilor provocări la care ai găsit soluții mai bune. Fii sigur că tot ce ține de intrările și ieșirile de numerar nu îți rămâne necunoscut și te vei simți mai încrezător să faci față oricărei situații. Ceea ce ne sperie cel mai mult este necunoscutul. Cu cât știi mai bine pe ce te bazezi, cu atât mai mult poți da frâu liber imaginației.

The more aware you are with your cash flow, the better. Așa că împrietenește-te cu cash flow-ul companiei tale, cunoaște-l bine și transformă-l într-un aliat puternic.

ThinkOut este aici pentru a te ajuta să monitorizezi simplu și rapid cash flow-ul companiei tale. Creează un cont gratuit, importă datele financiare și începe să planifici viitorul business-ului tău.