Poate fi simplu să reduci cheltuielile
”Cum reduc costurile?” este o întrebare strâns legată de o altă întrebare frecventă: ”Cum cresc profitul?”. Creșterile taxelor și impozitelor, a prețurilor la utilități și combustibil sunt inevitabile și conduc la o diminuare a profitului, dacă nu poți crește propriile prețuri în același ritm. Soluția care rămâne este diminuarea costurilor asupra cărora ai control.
Ce costuri are compania ta?
Înainte de a decide cât și de unde să tai, trebuie să începi cu o analiză a structurii cheltuielilor. Cel mai rapid o poți vedea urmărind istoricul de tranzacții. Pe platforma ThinkOut există o secțiune dedicată structurii cheltuielilor unde poți observa care categorii au o pondere mai mare, ce cheltuieli au crescut cel mai mult și cum au variat în timp. Este util să cunoști aceste amănunte pentru că nu de puține ori cheltuieli aparent mărunte (cum ar fi consumabilele pentru birou) pot însuma valori apăsătoare pe o perioadă mai lungă.
Cum reduci costurile?
Poate părea o operațiune banală, dar lucrurile nu sunt atât de simple în realitate. Deși pe hârtie (sau în tabel) este ușor să micșorezi cifrele, apar primele întrebări: ”cu ce încep?” și ”cât scad?”. Secretul stă în ierarhizare. Stabilește care sunt costurile ale căror valori nu depind de voi, pentru a nu pierde timp cu ele: taxele și impozitele, chirie, salarii, abonamente obligatorii, utilități.
Următorul pas este să analizezi celelalte categorii de cheltuieli, să vezi ce ponderi au în totalul costurilor și să le raportezi la gradul lor de importanță. Din nou, prioritizează: care sunt absolut necesare și la care poți renunța? Nu este neapărat nevoie să renunți complet; poți reduce cantitatea, frecvența sau să cauți variante mai ieftine.
Cheltuieli pe care le poți reduce
Cele mai la îndemână cheltuieli care pot fi reduse sunt cele pentru protocol și consumabilele pentru birou: papetărie, produse de igienă, cafea, ceaiuri etc. Verifică dacă există surplusuri, dacă sunt necesare cantitățile care cumpărate de obicei și dacă nu poți opta pentru branduri cu prețuri mai mici.
Dacă lucrezi cu furnizori de materie primă sau pentru servicii pe care le utilizezi frecvent, ai putea negocia reduceri fie pentru cantitate, fie pentru plată înainte de termen. Deși relația dezvoltată în timp cu furnizorii este foarte importantă și presupune efort, dacă situația o cere, ia în calcul inclusiv alegerea unor noi furnizori care vă pot oferi calitate similară la prețuri mai mici.
Gândește-te și la outsourcing în loc de a angaja personal nou pentru activități secundare sau de suport. Vei reduce, astfel, cheltuielile asociate salariilor (care nu sunt de neglijat) la care se adaugă și cele cu pregătirea noilor angajați.
Serviciile cloud sunt o alegere bună în locul unor soluții scumpe ce presupun stocare pe servere proprii. Poți profita de astfel de servicii și pentru a transmite documente către echipă și clienți cu posibilitatea de a împărtăși comentarii și sugestii. Astfel nu mai ai nevoie să tipărești drafturi și prezentări care oricum nu se păstrează în timp. Gândește-te doar câte topuri de hârtie ai economisi într-un an.
O altă opțiune de reducere a cheltuielilor este să folosești aplicațiile gratuite pentru diferite task-uri ca alternativă pentru softurile costisitoare. La o simplă căutare pe Google vei găsi numeroase variante care îți pot fi utile și care vă vor reduce semnificativ costurile lunare.
Dacă activitatea companiei presupune lucru online în majoritatea timpului, poți oferi angajaților posibilitatea de a lucra și remote. Vei putea, astfel, alege un spațiu de birou mai mic și mai ieftin.
Ca o concluzie, când se pune problema reducerii cheltuielilor, înainte de orice calcule, cel mai important este să analizezi și să înțelegi unde se duc banii, ce cheltuieli sunt esențiale, justificate și se traduc în valoare oferită clienților. Hotărăște la ce poți renunța și nu ezita să reduci chiar și sume mici pentru că, adunate în timp, vor face o diferență semnificativă pentru profitul companiei.