Planul de cash flow nu este opțional, este o necesitate

Indiferent că este vorba despre strategia de creștere sau despre menținerea unei activități sustenabile, cash flow-ul este cel mai bun indicator al performanței afacerii tale. Dinamica fluxului de numerar îți poate oferi o perspectivă asupra momentului potrivit și modului de a acționa într-o anumită situație (spre exemplu, când trebuie să tai din cheltuieli, când este necesar să mai generezi venituri ca să-ți poți continua activitatea sau ce fel investiții poți face).

Am vorbit cu Marian și Raluca de la TAGU despre importanța cash flow-ului în compania lor, dar și despre beneficiile utilizării unei soluții care optimizează procesul de monitorizare și planificare a încasărilor și plăților.

Povestea TAGU a început să capete contur în iarna anului 2014, când Bogdan Bot și Marian Popescu au decis să deschidă o companie specializată pe producția de șeminee electrice.

Din sediile din Cluj și Oradea sunt coordonate toate operațiunile: de la design și producție, până la stocarea și livrarea produselor către clienți. Iar împreună cu colegii lor, reușesc să vândă produse în întreaga Europă, precum și în țări ca Ucraina, Turcia, Republica Moldova și Norvegia.

Cash flow-ul nu este opțional, este o necesitate

Fiind o firmă nou înființată și având nevoie de finanțare pentru stocuri, o condiție necesară pentru a primi fonduri era realizarea unui plan de cash flow realist și sustenabil.

“Cu acea ocazie am văzut pentru prima dată ce înseamnă și cum arată un cashflow în Excel. Așa că l-am realizat oarecum din obligație pentru primul credit, dar am înțeles că ne-ar putea fi de ajutor și intern, pentru a avea o imagine clară a viitorului. De atunci, deci de mai bine de 6 ani, facem cash flow-ul în fiecare lună”, spune Marian, COO la TAGU.

Pe măsură ce anii au trecut, iar compania a crescut, planul de cash flow a devenit din ce în ce mai complex. Având activitate sezonieră și linii de credit la 3 bănci, dezvoltarea TAGU este condiționată de capacitatea de a se aproviziona cu stocuri mai mari și, implicit, de posibilitatea de plată a acestora.

Procesul de planificare și monitorizare începe cu departamentul de Vânzări, care previzionează care este volumul vânzărilor pe următoarele 6 luni. Pe baza acestor previziuni, departamentul de Logistică face planul de producție și calculează la nivel de lună cantitățile de produse necesare în depozit.

“Asta înseamnă că noi trebuie sa știm cu 6 luni înainte dacă avem capacitatea de a suporta costul producției și aprovizionării cu stocurile necesare. În concluzie, pentru noi cash flow-ul nu este opțional, este o necesitate”, ne-a povestit Raluca, CFO.

O dată pe lună, se organizează o ședință de cash flow, unde se verifică capacitatea de plată pe următoarele 6 luni. Se calculează încasările din vânzări, liniile de credit, dar și cheltuielile previzionate cât de granular cu putință, de la comisioane bancare și servicii de curățenie la birou până la transport cu mărfurile sau taxe vamale pentru fiecare import.

Pe termen lung, Excelul nu e o idee bună

În mod clar, pentru TAGU monitorizarea cash flow-ului e vitală. De-a lungul timpului, un simplu tabel într-un Excel s-a transformat într-un document greu de urmărit și actualizat. Volumul din ce în ce mai mare al tranzacțiilor, extragerea acestora din rapoartele bancare și introducerea manuală pe luna precedentă a devenit o bătaie de cap. Activitatea de planificare nu era nici ea cea mai plăcută. Previziunile erau introduse de către fiecare persoană responsabilă din fiecare departament în timpul ședinței lunare de cash flow și dura mai bine de 4 ore. Rezultatul? Un tabel în Excel cu 27 coloane și 147 rânduri, greu de analizat și urmărit.

Marian ne-a povestit că momentul în care și-a dat seama că are nevoie de o soluție mai bună a fost în 2018, când și-au dat seama că acel Excel nu mai reflecta realitatea și nu se mai puteau baza pe el. “Totul trebuia refăcut de la 0. Atunci ne-am gândit că trebuie să existe o metodă mai bună, astfel că am început să căutăm software-uri de cash flow care să ne ușureze munca și să ne protejeze de greșelile care pot apărea în Excel, mai ales datorită introducerii manuale a datelor și formulelor.”

Există o cale mai ușoară

“Prima dată am auzit de ThinkOut de la Banca Transilvania, la care avem și o linie de credit de altfel. Software-ul era afișat pe BT Store și am început imediat să îl evaluăm. Nu aveam deloc vreo speranță că am putea găsi un software de cash flow făcut în România. La momentul acela, deja începusem să căutăm soluții, dar nu găsisem nimic care să se poată lega cu conturile noastre bancare din România.”

Până când…

“În perioada de testare am descoperit cum funcționează ThinkOut, cum putem adapta aplicația la necesitățile noastre și cât de ușor putem colabora cu echipa din spate.

Am început prin a decide modul în care aducem în ThinkOut evidența tranzacțiilor efectuate și am decis să optăm pentru importul extraselor bancare lunare. Am creat și modificat apoi categoriile de încasări și plăți pe departamente, așa încât să avem o situație cât mai detaliată a acestora, dar și pentru eficientizarea previziunilor.

În primă fază, am comparat cash flow-ul generat în ThinkOut cu cel din Excel și am observat că aveam aceeași situație financiară. Utilizând însă aplicația, a fost mult mai ușor să ajungem la rezultatul final. Putem verifica și modifica toate categoriile și sumele asociate, iar previziunile pot fi adăugate cu un simplu click.

Perioada de testare a avut o importanță deosebită în decizia de utilizare deoarece trebuia să vedem dacă într-adevăr putem să renunțăm la Excel și să avem acces la cel puțin aceleași informații”, ne-au spus Raluca și Marian.

Cum arată analiza de cash flow cu ThinkOut

Cu ThinkOut, echipa TAGU nu mai petrece atât de mult timp actualizând manual toate informațiile de care au nevoie pentru a avea o imagine la zi a planului de cash flow. Cele 4 ore petrecute actualizând același Excel au dispărut, iar întâlnirea lunară lungă și obositoare s-a transformat într-o simplă activitate de verificare și planificare.

Interfața prietenoasă și accesibilă le oferă posibilitatea de a adăuga direct extrasele, de a modifica categoriile de încasări și plăți, de a asocia toate tranzacțiile efectuate și de a adăuga previziuni detaliate.

Cei de la TAGU au învățat că prognoza fluxurilor de numerar nu este un lucru pe care îl poți scăpa din vedere, iar un instrument de planificare flexibil, precum ThinkOut, poate fi ajutorul de care ai nevoie ca să iei decizii importante de business. Mai mult decât atât, analiza de cash flow a devenit infinit mai plăcută ochilor, căci datorită aspectului vizual, datele pot fi urmărite mult mai ușor în ThinkOut decât într-un Excel cu zeci de coloane și rânduri.

Dacă ai grijă de cash flow, afacerea ta poate crește sănătos, iar drept dovadă stă mărturia lui Marian: “În 2020 vom avea o cifră de afaceri de 14 milioane lei, o creștere de 100% față de 2019 și vrem să menținem acest trend și anul viitor.”. Povestea TAGU este una de succes, iar noi suntem mândri și bucuroși că le putem fi alături.