Înapoi noiembrie 2, 2017

Mic ghid de management al cash flow-ului

Cash flow-ul înseamnă fluxul de numerar generat de venituri și cheltuieli; cu alte cuvinte, banii care intră și ies din firmă. Câtă vreme acest flux este bine gestionat, compania va avea tot timpul resurse de lichidități pentru plata datoriilor scadente.

Totuși, chiar și companiile profitabile pot avea mari probleme dacă fluxul de numerar nu este bine gestionat.

Ți s-a întâmplat vreodată să fii atât de stresat de lipsa lichidităților, încât tot amânai să verifici contul bancar? Apoi, când în sfârșit îți făceai curaj, să constați că lucrurile sunt și mai gri decât te așteptai? Ai fi surprins să afli că nu e o situație tocmai neobișnuită. Vestea bună este că se poate evita foarte ușor, cu puțină disciplină în planificarea și urmărirea tranzacțiilor. Pare banal, dar cu toate astea nu sunt mulți cei care o fac, deși este absolut esențial pentru orice afacere.

Aici intervine și ThinkOut – te ajută să ții sub control fluxul de numerar pentru că poți urmări încasările și plățile din prezent și cele planificate, pas cu pas, simplu și fără stres.

Cum te familiarizezi cu cash flow-ul?

Întâi de toate, începi prin a-ți pune ție câteva întrebări: cât de important este pentru tine să ai un cash flow pozitiv? Ai obiceiul să îl verifici din când în când? Știi câți bani intră și ies în/din firmă lunar? Îndată ce ai răspunsurile la aceste întrebări, poți spune că subiectul fluxului de numerar nu îți este străin. Nu este nimic complicat; este nevoie doar de puțină disciplină.

Sincronizarea este totul în cash flow

Trebuie să știi că momentul intrărilor de numerar și rezultatul financiar depind de ciclul operațional al companiei. Aceasta înseamnă că trebuie să fii foarte atent când planifici diferitele aspecte ale activității: achiziționarea sau vânzarea pe credit, procesul de colectare a datoriilor, costurile operaționale și, desigur, încasările efective din vânzări. Cu o astfel de planificare te poate ajuta ThinkOut; poți urmări diferențele de timp între încasări și plățile către furnizori, planifica următoarele tranzacții, poți avea evidența sumelor de încasat sau totalul datoriilor pe un anumit interval, astfel încât să nu fii luat prin surprindere.

Sunt, desigur, manageri care consideră că problema fluxului de numerar (a încasărilor, în special) poate fi rezolvată prin extinderea activității: vânzări mai multe, profit mai mare. Sfatul nostru, însă, este să nu te ghidezi după creșterea profitului și să ignori chestiunea cash flow-ului. Deși din documentele contabile poate reieși un profit crescut, nu înseamnă că acei bani se vor regăsi în contul firmei atunci când ai nevoie de ei. Profitul este calculat la finele unei perioade pe baza facturilor emise până la acea data.

Pune deoparte și monitorizează

Dacă ești hotărât să crești afacerea, nu alege calea ușoară. Nu apela prea mult la credite (cel puțin nu mai mult decât este absolut necesar). Da, știm, creditele sunt unul din ”motivatorii” creșterii economice, dar, dacă nu ești atent, pot deveni o sursă nesfârșită de cheltuieli pe care nu ți le permiți și ar fi putut fi evitate.

Cel mai bine este să ai o rezervă de cash la îndemână pentru orice eventualitate. Revenim din nou la disciplină. Economisirea nu este un obicei la îndemână, dar nici deosebit de dificil. Dacă planifici bine și sincronizezi veniturile și cheltuielile, vei putea construe o rezervă de cash într-un cont separate, pentru a putea face față cheltuielilor atunci când apar întârzieri la încasări sau în situații neprevăzute. Apelează la credit pentru plata datoriilor doar în ultimă instanță.

Ideal ar fi să verifici zilnic situația cash flow-ului; dacă nu zilnic, măcar săptămânal sau cel puțin lunar. Cu cât o vei face mai des, cu atât îți va lua mai puțin timp să completezi datele din urmă. Este ca la antrenamentul fizic: dacă faci o pauză mai lungă, îți va fi mai greu decât dacă ai fi menținut un ritm constant.

Nu amâna. Preocupă-te de chestiunea banilor înainte ca aceștia să devină o problemă și să scape de sub control. Avem, totuși, o veste bună pentru utilizatorii ThinkOut care uită să verifice situația încasărilor și plăților: le timitem noi din când în când notificări, pentru a fi siguri că nu omit lucruri importante.

”La revedere” surprizelor neplăcute

Ca proprietar sau manager al unei companii, trebuie să fii tot timpul pregătit pentru diferite situații, mai mult sau mai puțin predictibile. Când vine, însă, vorba de probleme de cash flow, nu se prea poate spune că te-au luat prin surprindere. N-ar trebui, cel puțin. Când se întâmplă, totuși, cel mai util este să verifici sursa problemei; de cele mai multe ori este vorba de o planificare insuficientă sau greșită, omiterea unor detalii (facturi de plătit), pe care le poți repera destul de ușor dacă ai un plan de cash flow (sau folosești ThinkOut). Oricare ar fi fost cauza, important este să înțelegi ce ai de făcut pe viitor pentru a evita un blocaj. Revenim la rezerva de cash de care vorbeam mai devreme și care poate fi soluția salvatoare în momente de criză. În orice caz, o bună planificare este ce ai nevoie pentru a evita surprizele neplăcute.

Îmbunătățește fluxul de numerar cu ajutorul echipei

Când vorbim de intrările și ieșirile de numerar, vorbim, de fapt, de o proiecție a activității întregii companii. Nu este o chestiune care te privește doar pe tine ca proprietar sau manager, ci pe întreaga echipă. Fiecare membru al echipei este implicat în generarea de venit, dar și în multe din costuri. De aceea este o idee bună să implici angajații în monitorizarea cash flow-ului (poți face asta și cu ThinkOut, adăugând mai mulți utilizatori), pentru a crește gradul de conștientizare al impactului pe care îl au asupra mișcărilor de numerar. Vei fi surprins cât de mult se vor schimba în bine lucrurile în momentul în care echipa ta va fi mai conștientă de impactul concret pe care îl are asupra afacerii.

Implică și inspiră

Câtă vreme lucrurile rămân la un nivel teoretic, însă, nu te aștepta ca membrii echipei tale să fie foarte entuziaști să se implice în gestionarea cash flow-ului. De aceea încearcă, pe cât posibil, să aduci totul cât mai aproape de concret. Întreabă-ți colegii: ”Ce s-ar întâmpla dacă…?” ”Cum am putea să…?” ”Ce-ar fi să facem…?” Totul la persoana întâi plural. Secretul motivării este acel ”noi” subînțeles, care spune că sunteți o echipă și faceți lucrurile împreună și împreună puteți aduce schimbări în bine. Cu cât implicarea este mai directă și scopul devine al tuturor, cu atât mai inspirați vă veți simți cu toții pentru a continua drumul.

La provocări noi, aceeași rețetă

Orice situație neprevăzută va apărea (și se va întâmpla cu siguranță), întoarce-te mereu la aceste principii de bază. Succesul vine ca urmare a noilor provocări la care ai găsit soluții mai bune. Fii sigur că tot ce ține de intrările și ieșirile de numerar nu îți rămâne necunoscut și te vei simți mai încrezător să faci față oricărei situații. Ceea ce ne sperie cel mai mult este necunoscutul. Cu cât știi mai bine pe ce te bazezi, cu atât mai mult poți da frâu liber imaginației.

The more aware you are with your cash flow, the better. Așa că împrietenește-te cu cash flow-ul companiei tale, cunoaște-l bine și transformă-l într-un aliat puternic.

Și nu uita că și ThinkOut este aici pentru asta.

Autor: Sorina Miron