Înapoi octombrie 16, 2020

Cum să îți organizezi planul de cash flow

Actualizat în octombrie 2020

Cash flow-ul reprezintă mișcările zilnice de numerar (in/out) care se realizează în compania ta. Un plan de cash flow va conține astfel toate încasările, plățile și rezultatul net dintr-un interval specific de timp.

De ce se pune atât de mult accent pe cash flow? Deoarece se bazează pe tranzacțiile efectuate deja și reflectă banii disponibili la un moment dat, adică resursele pe care te poți baza acum în activitatea ta comercială. 

Cash flow-ul îți va arăta cât de sănătoasă este compania ta, dacă poate supraviețui din activitatea operațională zilnică sau se bazează mai degrabă pe investiții externe. De asemenea, având un plan de cash flow bine pus la punct, vei putea răspunde în timp util la întrebări precum Îmi permit acum să fac o nouă angajare?, Voi avea suficienți bani să achit salariile la finalul lunii? sau Este posibil să mă confrunt cu lipsa de cash în viitorul apropiat?.

Pentru a fi la curent cu evoluția companiei tale, te încurajăm să începi monitorizarea și planificarea de cash flow cât mai curând. Poți face asta ușor în ThinkOut, platforma noastră de management de cash flow. Imporți automat datele (bancare) zilnice și cu câteva clickuri primești răspunsurile pe care le cauți despre activitatea ta financiară.

Indiferent de instrumentul pe care îl folosești pentru analiza și planificarea de cash flow, iată câteva direcții pe care le poți urma pentru a-ți crea un cash plan ușor de urmărit și folosit.

Primul pas după colectarea datelor tale este să îți organizezi tranzacțiile pe categorii de încasări și plăți. În felul acesta vei ști lună de lună care sunt cele mai mari cheltuieli, dar și cei mai importanți clienți ai tăi. Creează subcategorii în funcție de gradul de granularitate pe care îl cauți – cu cât este mai detaliat planul tău de cash flow, cu atât mai ușoară va fi identificarea unei eventuale probleme.

Încasări
Gândește-te la fluxul de încasări al firmei tale. Vinzi servicii, produse, ambele? Creează categorii separate pentru fiecare pentru a vedea ponderea acestora în totalul veniturilor tale. Iar dacă ai mai multe produse sau servicii, creează subcategorii cât de detaliat ai nevoie. 

O altă modalitate de a-ți organiza încasările este după numele clientului, metodă potrivită mai ales pentru companiile de servicii care lucrează project-based. Acest model de categorisire te va ajuta la păstrarea unei evidențe clare a plăților făcute de clienții tăi. Pe termen lung vei putea observa cine plătește la timp, cine ar trebui să plătească mai repede și unde poți să renegociezi termenele de plată.

Plăți
Poți începe categorisirea plăților tale adăugând costurile fixe și variabile, ca mai apoi să detaliezi tranzacțiile pentru fiecare dintre acestea. Un plan de cash flow organizat pe categorii de costuri fixe și variabile te va ajuta să iei mai ușor decizii de reducere a cheltuielilor care nu sunt necesare pentru activitatea comercială propriu-zisă.

O altă metodă este aceea de a organiza plățile direct pe categorii precum: Costurile bunurilor vândute (COGS), Costuri operaționale, Costuri de marketing sau mai în detaliu, Salarii, Birou, Furnizori, Transport, Materii prime, Taxe. Pentru cheltuielile legate de birou poți merge și mai în detaliu (Chirie, Curățenie, Logistică, Securitate, Internet etc.), la fel și pentru cele legate de salarii sau furnizori. 

Dacă lucrezi cu o varietate mare de furnizori poate fi util să detaliezi cheltuielile după numele furnizorului sau categoria de produse/servicii oferite. În felul acesta poți vedea principalele costuri pe care le ai pentru vânzarea bunurilor tale. De asemenea, în funcție de nivelul tranzacțiilor și ai termenilor contractuali, vei putea identifica mai ușor furnizorul cu care se poate renegocia un anumit parteneriat.

În funcție de specificul companiei tale, încasările și plățile mai pot fi organizate pe proiecte. De exemplu, dacă ești o firmă în domeniul construcțiilor, este posibil să îți fie mai ușor să vezi fluxurile tale de numerar categorisite pe centre specifice de cost, de tipul șantier parc de distracții vs. șantier bloc de locuințe.

Este important de reținut că aceste tipare de categorisire nu sunt mutual exclusive, pot fi folosite și împreună. Astfel, poți să îți structurezi planul de cash flow începând de la proiect, după pe tip de cost (fix/variabil), pe categorie (e.g. salarii) și apoi pe subcategorie specifică (e.g. salariu contabil). 

Alternativ, planul de cash flow mai poate fi organizat și după tipul de activități de cash flow (operaționale, financiare, de investiții). Despre acestea am vorbit mai în detaliu într-unul dintre articolele noastre

Odată ce ți-ai pus planul de cash flow la punct, ai creat baza pentru analiză. Uită-te la fluctuațiile numerarului din trecut:

  • Observi anumite tipare, o anumită sezonalitate a businessului tău? Atunci ar fi bine să te pregătești pentru următoarea perioadă dificilă de timp. Sau alternativ, să achiziționezi mai multă materie primă pentru următorul val de vânzări importante.
  • Vezi instabilitate mare în ceea ce privește costurile de la lună la lună? Uită-te la categorii și observă de unde vin schimbările, poate e cazul să renunți la un abonament sau la un furnizor.
  • Ai identificat o perioadă de timp cu cash flow pozitiv? Investighează, vezi cum a fost determinată și încearcă să replici o situație asemănătoare, dacă este cazul.

Odată ce ai înțeles care este poziția actuală a firmei tale și cum ai ajuns aici, poți începe să planifici. Creionează imaginea viitoare a companiei tale adăugând previziuni de încasări și plăți. Cel mai ușor va fi să adaugi costurile fixe lunare pe care știi că le ai indiferent de volumul de vânzări.

Pentru cât timp îți mai ajung banii disponibili acum în bancă? Dar dacă mai adaugi și alte costuri variabile? Dar dacă adaugi și facturile de încasat? 

Previziunile de cash flow sunt presupuneri pe care le ai despre direcția în care se îndreaptă afacerea ta. Te vor ajuta să identifici posibile probleme de cash flow și vor reduce din stresul zilnic al întrebării „Am bani să închid complet luna aceasta?”. Dacă ai nevoie de un astfel de ajutor, te încurajăm să citești articolul nostru, cum să faci previziuni financiare pentru afacerea ta.

Știm, analiza și planificarea de cash flow nu sunt cele mai agreabile activități pentru mulți manageri, dar cu ThinkOut experiența devine mai plăcută. Cu doar câteva clickuri ai acces la imaginea financiară de ansamblu a firmei tale și vei ști ce decizii trebuie să iei în continuare pentru a avea un business sănătos și prosper. 

Citește în continuare despre 6 greșeli care îți pot afecta cash flow-ul și cum să le eviți, care este diferența dintre bugetare și previziune financiară sau despre cum să ai grijă de cash flow în timpul unei situații de urgență.

Autor: Bianca Antohe