Înapoi noiembrie 3, 2017

Cum faci față schimbărilor cu ajutorul cash flow-ului

În acest articol de pe blogul său, Martin Zwilling vorbește despre schimbarea direcției business-ului pentru a impulsiona dezvoltarea, cu referire la haosul pe care îl produce fenomenul Brexit. Subiectul ne-a inspirat să scriem despre schimbare și, mai ales, despre cum o abordăm într-un business.

Nu e nicio noutate că schimbarea nu ocolește pe nimeni, nici în viața personală, nici în cea profesională. Indiferent că este vorba de o schimbare în bine sau nu, cu siguranță nu e comodă. Omul, în „design-ul” său, este inert la schimbare, deși întreaga lui existență este supusă acestui fenomen. Și ThinkOut a trecut printr-o schimbare – nu radicală, dar suficient de importantă cât să presupună efort. Lucrul cel mai important din această experiență a fost să realizăm cât de important este să rămânem flexibili și cu ochii în patru față de ce se întâmplă în jurul nostru, evoluția pieței și a întregului mediu de afaceri. Și ne-am adaptat. Așa cum o spunea și Charles Darwin: „cea mai puternică specie nu este cea care supraviețuiește, nici cea mai inteligentă, ci cea mai capabilă să se adapteze la schimbare.”

Dacă este să ne raportăm la companii ca la niște micro-sisteme umane, putem aplica fără griji această teorie și mediului de afaceri. Schimbarea este inevitabilă, contează cât de pregătită este compania să îi facă față și cum o va transforma în favoarea sa.

Care este legătura cu cash flow-ul?

Problema cash flow-ului se pune mult înainte să apară schimbările. Evoluția fluxului de numerar poate fi un indicator util care să prezică nevoia de schimbare în interiorul unei companii, dar și un instrument care să ajute la o adaptare mai bună și mai rapidă la noile condiții.

Pentru o companie, schimbarea poate însemna o modificare în preferințele consumatorilor, noi legi și reglementări, o evoluție a tehnologiei, conducând fie la noi oportunități, fie la limitări. Sunt multe necunoscute în joc și cel mai bun mod de a le face față este să fii pregătit să te adaptați noilor realități.

Cum te pregătești pentru schimbare?

Am mai vorbit despre prognozarea cash flow-ului. Nici o previziune nu este 100% exactă, dar poți să te apropii de precizia maximă dacă o monitorizezi și o ajustezi periodic în funcție de evoluția lucrurilor (ajustarea sumelor, înregistrarea încasărilor și plăților, adăugarea de noi estimări imediat ce apar informațiile). Cu un instrument eficient care să facă acest lucru mai simplu (fie tabele tip spreadsheets sau aplicații ca ThinkOut) cresc șansele de a avea o viziune clară a ceea ce te așteaptă pe viitor. În afară de situații cu adevărat neprevăzute (defecțiuni, accidente, pierderea unui client, creșterea taxelor – care, totuși, nu se întâmplă brusc), viitorul afacerii devine destul de predictibil și vei ști din timp ce ai de făcut în cazul unor schimbări.

Dacă în faza de estimare, când totul funcționează normal, este util să ții cash flow-ul sub observație, în momentul în care e clar că va avea loc o schimbare devine esențial să supraveghezi atent intrările și ieșirile de numerar. Îți va fi de mare ajutor în negocieri viitoare (referitoare la termenele de plată, de exemplu), investiții (să știi pe ce sumă poți conta și dacă ai nevoie de un împrumut) și, în general, implementarea procesului de schimbare în interiorul companiei (ce costuri trebuie reduse, la ce avantaje poți renunța).

Indiferent de noua direcție pe care o vei aborda, menținerea unui cash flow pozitiv trebuie să facă parte din lista de priorități. Implementarea schimbării va afecta, inevitabil, și fluxul de numerar; de aceea trebuie să ții cont de principiile change management-ului și în acest caz.

Cine se ocupă de cash flow?

În general, se consideră că monitorizarea cash flow-ului este responsabilitatea top managementului. Totuși, în contextul unei schimbări majore în organizație, întreaga echipă trebuie să devină conștientă de ce înseamnă mișcările de numerar ale business-ului deoarece au un efect direct asupra sucesului adoptării noii direcții de către toată lumea. În astfel de condiții crește și responsabilitatea poprietarului și managerului companiei atunci când alocă resursele financiare, pentru a menține un cash flow pozitiv.

Ce trebuie să știi este că nu doar top managementul trebuie și poate să se ocupe de gestionarea cash flow-ului. Sunt anumite sarcini (actualizarea, de exemplu) care pot fi preluate de fiecare membru al echipei fără nicio problemă. Din contra, ar crește gradul de responsabilizare și implicare în funcționarea afacerii. Acest lucru se poate face folosind o aplicație/platformă cu funcție colaborativă (mai mulți utilizatori pot accesa același cont). Implicându-ți colegii în aspectele importante ale funcționării business-ului, le vei da sentimentul unui scop comun, vor conștientiza mai bine importanța contribuției lor. Astfel va scădea și rezistența la schimbare (naturală, de altfel) și va crește motivația.

Comunicați, comunicați și iar comunicați

Este de la sine înțeles că o comunicare deschisă, continuă, este unul din factorii care influențează bunul mers al unei companii. Când, în plus, este vorba de o schimbare importantă cu impact asupra fiecărui membru al echipei, comunicarea cu toți cei implicați (nu doar angajați, ci și parteneri, colaboratori) devine o condiție de bază pentru a reuși. Foarte probabil vei avea nevoie să aloci resurse pentru materialele de comunicare, de aceea este important să luați în calcul și acest aspect când planificați rezerva de cash. Cheltuielile pentru comunicare nu ajung, de obicei, pe lista de priorități ale managerilor, iar efectul (negativ) se simte când este destul de târziu: echipa nu adoptă schimbarea atât de ușor și rapid pe cât s-ar fi așteptat managerii, ceea ce se reflectă tot în fluxul de numerar. Pentru a nu ajunge în această situație, ia în calcul planul de comunicare al schimbărilor care vor avea loc și include eventualele cheltuieli în prognoza de cash flow. Nu te sfii să vorbești cu membrii echipei despre chestiunile legate de încasări și plăți; vei fi surprins de efectul motivant pe care îl va avea.

Desigur că nu vei fi niciodată complet pregătit pentru schimbări și situații neașteptate, dar nu ignora acel „ce s-ar întâmpla dacă…” și ia măsuri din timp.

Autor: Sorina Miron